เทคโนโลยีการศึกษา: 7 ทางลัด Google Sheet ช่วยครูเคลียร์งานเอกสารได้แบบติดสปีด

หากพูดถึงหนึ่งในเทคโนโลยีการศึกษาในปัจจุบัน หรือ EdTech ที่มีความเรียบง่าย ปรับใช้งานได้อย่างหลากหลาย และยังมักถูกเลือกใช้งานเป็นลำดับต้น ๆ โดยคุณครูหลาย ๆ คน แน่นอนว่า Google Sheet ก็คือหนึ่งในบรรดา EdTech ดังกล่าว ที่ว่าไม่ว่าจะเป็นการตัดเกรด, การทำงบประมาณ, การเตรียมสอน หรือไปจนถึงการจัดการกับภาระในชีวิตส่วนต่าง ๆ Google Sheet ก็ได้ช่วยให้คุณครูหลาย ๆ คนตลอดจนถึงคนวัยทำงานมากมายอย่างเรา ๆ จัดการกับทุกภาระงานได้อย่างมหัศจรรย์มาแล้ว

แต่นอกเหนือจากการใช้งานโดยเบื้องต้น คุณครูรู้ไหมคะว่าในการใช้งาน Google Sheet จริง ๆ ยังมีบรรดาทริค ทางลัด หรือเหล่า Shortcut ต่าง ๆ มากมายที่จะสามารถช่วยให้คุณครูสามารถใช้งานฟังก์ชันหนึ่ง ๆ ได้อย่างรวดเร็วและประหยัดเวลาพลังงานได้มากขึ้นเป็นกอง และในบทความนี้ Starfish Labz จึงจะขอพาคุณครูทุกคนมาเรียนรู้สุดยอด 7 ทริคที่จะช่วยให้คุณครูทุกคนสามารถจัดการทุกภาระงานด้วย Google Sheet ได้อย่างคุ้มค่าและประหยัดเวลา พลังงานมากขึ้นกว่าเดิมกัน 

จะมีทริคใดที่น่าสนใจ เหมาะกับภาระงาน หรือตอบโจทย์ความต้องการของคุณครูกันบ้าง มาดูกันเลยค่ะ

Starfish Labz Tips: EdTech คืออะไร?

EdTech หรือ Education Technology คือ การนำเทคโนโลยีหรือนวัตกรรมในรูปแบบต่าง ๆ เช่น โปรแกรม, แอปพลิเคชัน, โทรศัพท์, หรือแท็บเล็ต มาประยุกต์ใช้เพื่อผลักดัน ปรับปรุง หรือพัฒนาให้การศึกษา การสอนของคุณครู หรือการเรียนรู้ของเด็ก ๆ ดีขึ้นนั่นเองค่ะ โดยแม้ในวงการ การศึกษา เรามักจะได้ยินการพูดถึงเพียงแค่ EdTech ของเด็ก ๆ หรือนักเรียน กันเป็นหลัก แต่ในความเป็นจริงแล้ว EdTech ยังรวมถึงบรรดาเครื่องมือทางเทคโนโลยีการศึกษาของคุณครูด้วย ไม่ว่าจะเป็น Zoom, Google Sheet, Microsoft Team หรือไปจนถึงแอปฯ ดูแลสุขภาพจิตหรือเทคโนโลยีเพื่อบุคลากรหรือคุณครูต่าง ๆ นวัตกรรม, แอปฯ หรือเครื่องมือทางดิจิทัลเหล่านี้ล้วนต่าง EdTech ทั้งสิ้น

7 ทริค Google Sheet สำหรับคุณครู เคลียร์ทุกงานแบบติดสปีด 

1. สร้างแถวลำดับตัวเลขหรือลำดับวันที่/เวลาด้วยการลากในคลิกเดียว

ตัวอย่างปัญหาของครู A: 

มีข้อมูลของเด็ก ๆ ที่ต้องใส่และเรียงลำดับเยอะมาก อยากใส่ลำดับจำนวนตามชื่อของพวกเขาแต่ละคนหรือวันที่/เวลาเป็นลำดับลงมาทีเดียวเลยทำได้ไหม? ปกติต้องมานั่งใส่แต่ละจำนวน แต่ละเวลาเองตลอด ทำให้เสียเวลามาก ๆ

วิธีการปรับด้วยการใช้ทริคใน Google Sheet

สำหรับจำนวน

1. ใส่จำนวนเริ่มแรกที่ต้องการให้เริ่มนับ เช่น 1 และตามด้วยจำนวนต่อไป เช่น 1, 2 ในเซลล์ที่ต้องการ
2. คลิกคลุมเซลล์ที่ 1 และ 2 ดังกล่าว จะพบปุ่มหรือมุมเล็ก ๆ สี่เหลี่ยมที่บริเวณมุมขวาล่าง
3. คลิกที่มุมดังกล่าวและลากลงมา Google Sheet จะทำการใส่ข้อมูลตัวเลขเป็นลำดับจำนวนให้อัตโนมัติ

สำหรับเวลา

1. เลือกช่องที่ต้องการใส่เวลาและเลือกรูปแบบการนับเวลาก่อน อยากให้เป็นแบบ PM / AM หรือแบบนาฬิกาปกติด้วยการเข้าคลิกที่ Format > Number > Time
2. ปรับรูปแบบเวลาเสร็จแล้ว สามารถใส่เวลาเริ่มแรกในเซลล์ที่ต้องการให้เริ่มนับหรือจัดลำดับ
3. คลิกที่เซลล์ดังกล่าวและที่ปุ่มสี่เหลี่ยมเล็ก ๆ บริเวณมุมขวาด้านล่างเหมือนเดิม เพื่อลากลงมาให้ Google Sheet ช่วยสร้างเวลาอย่างเป็นลำดับอัตโนมัติ

2. เปลี่ยนฟอนต์, ขนาดฟอนต์, สี, และขนาดของทุกเซลล์ ทั้ง Sheet ด้วยการคลิกที่จุดเดียว

ตัวอย่างปัญหาของครู A: 

อยากปรับฟอนต์ ขนาดฟอนต์ และขนาดของทุกเซลล์ รวมถึงสีของทั้ง Sheet เลย ต้องทำอย่างไร? ปกติต้องมานั่งปรับเองในแต่ละเซลล์ทำให้เสียเวลาเป็นวัน ๆ

วิธีการปรับด้วยการใช้ทริคใน Google Sheet

1. คลิกที่จุดเซลล์ว่างระหว่างแถวหัวตัวอักษรและหัวแถวตัวเลข
2. Google Sheet จะทำการคลุมทั้งเซลล์ให้อัตโนมัติ สามารถปรับทุก ๆ อย่าง ตั้งแต่ฟอนต์ สีของฟอนต์ และขนาดของเซลล์ได้เลย

3. ลบบางเฉพาะตัวอักษรหรือบางตัวเลขในทุกเซลล์หรือบางเซลล์ทีเดียวด้วย Find & Replace

ตัวอย่างปัญหาของครู A: 

บางครั้ง คัดลอกข้อมูลจากที่อื่นมาใส่ใน Sheet แต่อยากใส่หรืออยากเก็บไว้เพียงแค่บางอย่าง อยากจะลบเพียงแค่เฉพาะบางตัวอักษร บางข้อมูล บางข้อความ หรือบางตัวเลขที่เหมือนกันในหลาย ๆ ช่อง แต่ก็ไม่รู้จะทำอย่างไร บางทีต้องมานั่งไล่ลบเองในแต่ละช่อง ทำให้เสียเวลาหลายชั่วโมง

วิธีการปรับด้วยการใช้ทริค Find & Replace ใน Google Sheet

1. กด Control + F หรือ Ctrl + F ใน Sheet เพื่อเริ่มใช้งานฟังก์ชัน Find & Replace
2. ในหน้าต่าง Find & Replace ใส่ค่าข้อมูลที่อยากลบในช่อง Find และเว้นว่างไว้ในช่อง Replace with
3. กด Done
4. Google Sheet จะทำการ Replace หรือแทนที่ค่าที่ไม่ต้องการดังกล่าวด้วยค่าว่างหรือการถูกลบออกโดยไม่มีค่าใด ๆ เข้ามาแทนที่ให้อัตโนมัติ

4. ใส่ฟังก์ชันปฏิทิน-วันที่, กล่องเครื่องหมายถูก, หรือรายการ (Drop-Down List) ด้วย Data Validation

ตัวอย่างปัญหาของครู A: 

เวลาตรวจงานเด็ก ข้อสอบ หรือการติดตามการส่งงานต่าง ๆ อยากใส่วันที่แบบเป็นปฏิทินที่สามารถกดเลือกวันได้ทันที รวมถึงฟังก์ชันข้อมูลอื่น ๆ เช่น รายการ Drop-Down List หรือกล่องเครื่องหมายถูก เพื่อคอยเข้ามาเช็กต่าง ๆ ว่าคนนี้ส่งหรือยัง หรือยังไม่ส่ง ควรทำอย่างไร การต้องมาคอยใส่วันที่เองทำให้เสียเวลา และการเช็คสถานะการส่งงานด้วยข้อความหลาย ๆ ครั้งยังทำให้รู้สึกว่ากลับมาอ่านหรือตรวจทานเร็ว ๆ ยาก 

วิธีการปรับด้วยการใช้ทริค Data Validation ใน Google Sheet

1. กดเลือกช่องที่ต้องการใส่ฟังก์ชันพิเศษดังกล่าว
2. คลิกขวาที่ช่องนั้น ๆ กดเลือกที่ View more call actions ล่างสุด และตามด้วย Data validation
3. Google Sheet จะแสดงหน้าต่าง Data validation คุณครูสามารถเลือกใช้ฟังก์ชันพิเศษต่าง ๆ ดังกล่าวด้วยการกดเลือกที่ช่อง Criteria จะพบตัวเลือกค่าพิเศษหรือฟังก์ชันพิเศษต่าง ๆ มากมาย กดเลือกค่าพิเศษที่ต้องการ เช่น Checkbox หรือกล่องเครื่องหมายถูกแสดงสถานะและกด Save

5. ปรับตำแหน่งหรือการแสดงข้อมูลใน Cell ให้เป็นระเบียบ เรียบร้อย และอ่านง่ายด้วย Text Wrapping, Vertical Align และ Text Rotation

ตัวอย่างปัญหาของครู A: 

เวลาใส่ข้อมูลยาว ๆ Sheet ไม่แสดงผลทั้งหมด ข้อความก็ไม่อยู่กึ่งกลาง หรืออยากให้ข้อความ เช่น เดือนหลัก ๆ ของข้อมูลนั้น ๆ อยู่ในรูปของแนวนอนก็ไม่รู้จะทำอย่างไร อยากปรับให้ Sheet ข้อมูลอ่านง่ายขึ้น ดูเป็นระเบียบ และเป็นระบบ

วิธีการปรับด้วยการใช้ทริค Text Wrapping, Vertical Align และ Text Rotation ใน Google Sheet

1. ที่บริเวณแถบเมนูเครื่องมือ ข้าง ๆ ไอคอนเส้นกระดาษ (หรือ Text Alignment) บริเวณเกือบปลายแถบ จะพบเครื่องมือ Vertical Align, Text Wrapping และ Text Rotation ตามลำดับ
2. สำหรับการปรับข้อความยาว ๆ ให้แสดงผล เลือก Text Wrapping > Wrap
3. สำหรับการปรับตำแหน่งของข้อความให้อยู่กึ่งกลาง ชิดริมบน ริมซ้าย หรือริมล่าง เลือก Vertical Align
4. สำหรับการหมุนข้อความให้อยู่ในแนวตั้ง แนวเฉียง หรือแนวนอน เลือก Text Rotation

6. ปรับ Header หรือ Title ไม่ให้หายไปเมื่อเลื่อนดูหรือเลื่อนใส่ข้อมูล

ตัวอย่างปัญหาของครู A: 

เวลาใส่คะแนนสอบ หรือจัดลำดับข้อมูลต่าง ๆ จำนวนมาก เมื่อเลื่อนลงมาแล้ว บริเวณ Header หรือชื่อรายการข้อมูลต่าง ๆ หายไปทุกครั้ง ต้องคอยเลื่อนไปเลื่อนมา ทำให้เสียเวลาและยิ่งมึนและปวดหัวกับบรรดาข้อมูลต่าง ๆ 

วิธีการปรับด้วยการใช้ทริค Freeze ใน Google Sheet

1. เลือกแถวหรือคอลัมน์ที่ต้องการปรับให้อยู่กับที่ (Freeze) และกดคลิกคลุม
2. ที่แถบเมนูด้านบน เลือก View > Freeze และจำนวนแถวที่ต้องการให้ Freeze ตามที่เราเลือกไว้ดังกล่าว 
3. กดเลือกจำนวนแถวแล้ว Google Sheet จะทำการ Freeze หรือแช่แข็งแถวหรือคอลัมน์นั้น ๆ ให้ทันที

แบ่ง Sheet ให้เพื่อนร่วมงานดูหรือใช้ร่วมกัน แต่ป้องกันไม่ให้ทำการแก้ไขSheetหรือสามารถแก้ไขได้เพียงแค่บางช่องด้วย Protect Sheet

ตัวอย่างปัญหาของครู A: 

เวลาต้องทำงานร่วมกับคุณครูท่านอื่น ๆ ใน Sheet เดียวกัน หลาย ๆ ครั้ง เราก็เผลอไปใส่ข้อมูลในช่องของเขาและหลาย ๆ ครั้งเขาก็มาเผลอใส่ข้อมูลหรือปรับแก้โดยไม่ได้ตั้งใจในช่องของเรา ยิ่งข้อมูลเยอะก็ยิ่งง่ายต่อความสับสนและความผิดพลาด หรือบางที ในบาง Sheet ต้องการให้คุณครูท่านอื่น ๆ ดูเฉย ๆ แต่ก็กลัวว่าจะเสี่ยงเกิดความสับสนและถูกปรับแก้ ยิ่งใน 1 ไฟล์ มีแถบ Sheets หรือ Sheets หลาย Sheets ก็ยิ่งมักทำให้ทุกคนสับสน

วิธีการปรับด้วยการใช้ทริค Protect Sheet ใน Google Sheet

1. เลือก Sheet ที่ต้องการ Protect ที่บริเวณแถบ Sheet ด้านล่าง
2. คลิกขวาและเลือก Protect Sheet Google Sheet จะแสดงหน้าต่าง Protect Sheet

1. เมื่อ Google Sheet แสดงหน้าต่าง Protect Sheet แล้ว คุณครูสามารถเลือกล็อกทั้งSheetหรือเฉพาะบางแถว, บางคอลัมน์, หรือบางเซลล์ได้เลยด้วยการเลือกที่ Range หรือ Sheet จากนั้นกด Set Permissions
2. ในหน้าต่าง Set Permissions เล็ก ๆ จะมีอีก Options การป้องกันให้เลือกอีก 2 แบบ นั่นคือ 1) ป้องกันไม่ให้แก้ไขเลย หรือ 2) ป้องกันให้ยังแก้ได้ แต่หากแก้ผิดช่องที่กำหนดจะมีคำแจ้งเตือน

และนี่ก็คือ 7 สุดยอดทริคเทคโนโลยีการศึกษา Google Sheet ที่วันนี้ Starfish Labz ได้นำมาฝากคุณครูทุกคน ในตอนหน้าของซีรีส์ EdTech Tips เราจะมีทริคการใช้งาน EdTech ใดที่สำคัญและน่าสนใจมาฝากคุณครูหรือเด็ก ๆ ทุกคนกันบ้าง อย่าลืมคอยติดตามกันนะคะ

อ้างอิง

• Google Sheets Hacks For Teachers - 3 Tips to Boost Your Spreadsheet Game!
• Make Your Google Sheets Look PRO in Under 10 Minutes!