7 วิธีการสื่อสารให้มีประสิทธิภาพในโรงเรียน

การสื่อสารเป็นหนึ่งในทักษะที่สำคัญในศตวรรษที่ 21 หากเราสามารถสื่อสารกับหัวหน้าหรือเพื่อนร่วมงานให้เห็นเป้าหมายและภาพเดียวกันได้แล้ว จะช่วยให้การดำเนินงานภายในโรงเรียนมีประสิทธิภาพมากขึ้น 

วันนี้ Starfish Labz นำ 7 เทคนิค เพื่อการสื่อสารอย่างประสิทธิภาพมากขึ้นมาแนะนำค่ะ

 1. เลือกช่องทางการสื่อสาร กับประเด็นที่อยากสื่อสารอย่างเหมาะสม 

การสื่อสารสามารถเกิดขึ้นได้หลากหลายรูปแบบ เช่น การสื่อสารแบบต่อหน้า การสื่อสารผ่านอีเมล หรือการสื่อสารผ่านเครื่องมือต่างๆ และหลายๆ ครั้งที่เราเลือกช่องทางการสื่อสารผิดช่องทาง และส่งผลให้เกิดความรู้สึกที่ไม่ดีต่อกัน เช่น การสื่อสารเรื่องสำคัญ หรือด่วนผ่านช่องทาง Line หรือ อีเมล แน่นอนว่าเวลาที่ทำงาน คนมักจะไม่เปิดอ่าน Line หรืออีเมล ดังนั้น หากมีเรื่องเร่งด่วน สิ่งที่ควรทำคือ การโทรหากันในทันที 

2. สร้างความสัมพันธ์ให้เกิดขึ้นในที่ทำงาน 

ระหว่างการสร้างความสัมพันธ์และการสื่อสารเปรียบเสมือนวลีที่ว่า “ไข่ หรือไก่ สิ่งไหนเกิดก่อนกัน” เพราะทั้งการสื่อสาร และการสร้างสัมพันธ์ต่างผลต่อกันและกันอย่างแยกไม่ได้ หากเริ่มต้นการพัฒนาความสัมพันธ์ของทีมก่อน ผลลัพธ์ที่ได้คือ เราจะไม่มีอคติต่อกัน และจะช่วยให้การสื่อสารต่อกันดีขึ้น

3. เลือกใช้วิธีการคุยกันต่อหน้าให้มากที่สุดเท่าที่ทำได้

บางครั้งเรื่องที่สำคัญ อาจไม่ได้ถูกสื่อสารผ่านคำพูดเสมอไป ดังนั้นการพูดคุยแบบเจอหน้ากันจะช่วยให้เราเห็นทั้งสีหน้า ท่าทาง อารมณ์ความรู้สึกของผู้รับสารได้ อีกทั้งยังสามารถสร้างความเชื่อใจและความไว้ใจให้แก่กันและกันได้อีกด้วย 

4. ระมัดระวังการใช้น้ำเสียงและท่าทาง 

บางครั้งน้ำเสียงและท่าทางของเราอาจจะไปปิดกั้นการสื่อสารของคู่สนทนาได้ เช่น ถ้าเราเป็นหัวหน้าแล้วมีลูกน้องขอคำปรึกษา แล้วเราแสดงสีหน้าและท่าทางเหมือนไม่อยากรับฟัง ถึงแม้เราอาจจะไม่ได้พูดออกไป แต่ลูกน้องสามารถรู้สึกถึงความไม่พอใจนั้นได้ ผลที่เกิดขึ้นตามมาคือ การสูญเสียความสัมพันธ์ระหว่างเราและลูกน้อง

5. ให้ความสำคัญกับการสื่อสารสองทาง 

การรับฟัง เป็นองค์ประกอบที่สำคัญมากของการสื่อสาร ซึ่งการรับฟังมี 2 ประเภท คือ การรับฟังเพื่อตอบกลับและการรับฟังเพื่อเข้าใจ เมื่อเรารับฟังเพื่อที่จะตอบกลับ เราจะนึกถึงแค่ว่าเราจะต้องการพูดอะไรมากกว่าฟังว่าผู้อื่นกำลังพูดอะไร การรับฟังลักษณะนี้มีความเสี่ยงที่จะเกิดความผิดพลาดในประเด็นที่สำคัญ แต่หากว่าเราตั้งใจที่จะรับฟังเพื่อความเข้าใจโดยที่ไม่คิดรีบที่จะตอบกลับ เราจะเข้าใจสิ่งที่เขาพยายามจะบอกมากยิ่งขึ้น

6. ให้ความสำคัญกับ “ความจริง” มากกว่าเรื่องเล่า 

การสื่อสาร “ความจริง” เป็นสิ่งที่สำคัญมาก เพราะถ้าเราเป็นผู้นำที่สื่อสารแต่เรื่องเล่าซึ่งหมายถึงอาจเป็นเรื่องราวที่ถูกตีความจากผู้อื่นและตัวเราแล้ว อาจส่งผลต่อการตัดสินใจและความน่าเชื่อถือได้ ทำให้ผู้นำเกิด “อคติ” ดังนั้น ผู้นำที่ดีควรใส่ใจกับความจริง หรือ เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นมากกว่าฟังเรื่องเล่าเท่านั้น 

7. สื่อสารให้ถูกคน 

บ่อยครั้งที่การดำเนินงานมักไปไม่ถึงเป้าหมายที่วางไว้เพราะเราเลือกสื่อสารผิดคนหรือเลือกสื่อสารกับคนที่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับงานนี้ ซึ่งทำให้สารไปไม่ถึงกับคนที่ควรเข้ามามีส่วนร่วมจริงๆ ได้ และทำให้การดำเนินงานล่าช้ากว่าปกติทั้ง 7 วิธีการนี้ เป็นวิธีการที่ผู้บริหารหรือคุณครูสามารถฝึกฝนและนำไปใช้ในการดำเนินงานที่โรงเรียนได้แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นการสื่อสารเป็นเรื่องที่ต้องฝึกฝนอยู่ตลอดเวลา หากเกิดความผิดพลาดไปบ้างก็ขอให้ทุกท่านให้อภัยซึ่งกันและกันและเริ่มปรับวิธีการกันใหม่เพื่อพัฒนาองค์กรหรือโรงเรียนไปสู่องค์กรแห่งการเรียนรู้ในที่สุด 

แปลและเรียบเรียง

12 tips for effective communication in the workplace